SECRETARY TO AN EXPATRIATE BOSS, BE LIKE ......

Cerita nya executive secretary 

Uda pertengahan bulan Maret aja yaa, cepet sekaliiii kalau di luaran sana biasanya bulan* begini lagi musim semi. Keliatan daun daun mulai hijau, pohon sakura yg awalnya kering uda mulai penuh sama bunga bunga cantik. Cuma di sini lagi hujan banget, jadinya kepikiran buat nulis blog daripada hujan malah mager mulu.. 

Okaaaay then, let's start the story of an executive secretary atau Personal Assistant to expatriate boss. Jadi kan kalau post sebelumnya uda banyak bahas soal HI dan segalanyaa, sekarang aku bakal share a lil bit tentang kehidupan executive secretary terutama yg served as -menjabat sebagai exe secretary to expatriate boss yaa.

Dimulai abis kuliah HI dengan cita cita jadi diplomat, ternyata pengalaman beloknya jadi ke bidang hospitality. Tepatnya perhotelan, waktu itu apply kaya iseng iseng berhadiah sambil seleksi sesuatu. Nah uda gitu super cepet, abis kirim email besokannya udah langsung dapet reply email dari yg namanya bukan nama orang kita aka foreigner.. Ternyata beliau bakal calon boss nya rifka. Secepat itulah akhirnya diterima, langsung deh berangkat luar kota buat jadi tim pre - opening, yg artinya adalah hotelnya belom beroperasi, jadi aku masuk tim persiapan hotel untuk set up segala hal. Ini salah satu international chain hotel yang segalanya uda ada brand standardnya gitu. 

Setelah ketemu dengan boss juga directors yg udah on board, mulai banyak banget hal yg dipelajarin. Karena emang masih di awal jadi semua hal dilakuin apalagi berkaitan sama set up persiapan hotel beroperasi. Setiap harinya pasti selalu ada hal baru yg mulai ngerti, karena kan ngerjain tugas tugas ekstra apalagi big boss udah percaya buat ngerjain hal penting. Tepatnya anything yg confidential yaaa.. Ohya boss aku asalnya dari Aussie. 

Beliau juga belom bisa ngomong bahasa Indonesia, jadi tiap harinya harus translate ke dua bahasa, English-Indonesia juga Indonesia-English. Jadilah kamus berjalan ya kan, tapi bisa sekalian nambahin lagi kosa kata bahasa Inggris juga istilah istilah hotel yg ngga familiar awalnya. Plus karena keterbatasan bahasa tadi, akhirnya kemanapun beliau pergi kalau butuh buat komunikasi harus selalu stand by, daaan karena susah komunikasi sama orang sampe sampe "Rifka you have to be my shadow" he said, waktu akunya ngga ada pas dibutuhin translate. 

Ceritanya secretary apalagi buat boss yg English native speaker, udah pasti banyak ngalamin hal yg extraordinary. Tapi juga ngga semuanya seneng, karena hal apapun bakalan ada seneng ada sedihnya juga. Kalau dibilang yg aga gimana nya adalah misalnya boss aku tuh orangnya super strict dan disiplin, apa aja harus sesuai sama timeline yg ditentuin. Trus beliau perfectionist, boss juga bilang sendiri kalau boss mau semua hal perfect. Good is not enough katanya. Jadi kurang atau salah sedikit aja ngga bakal diterima.

Kebayang semua kerjaan harus perfect sesuai standard nya boss, ngga dikurang kurangin. Kalau yg baik baik misalnya boss orangnya ngga pelit soal apapun apalagi ilmu, ngga sama aku aja tapi sama staff lainnya juga. Suka adain departmental dinner misalnya, juga boss nih ngadain semacam training buat semua staff dan beliau beliin entah snack, cup noodle atau soft drink etc. Trus punya boss orang asing tuh suka sharing ilmu juga wawasan yg beliau tau di luar sana. Kitanya makin pinter karena ngga cuma jadi secretary yg ngerjain tugas doang, tapi juga dikasih ilmu juga motivasi buat terus belajar. Ide nya tuh ada aja, mungkin namanya si boss kan udah banyak keliling dunia liat banyak hal juga manage berbagai five stars hotel. 

Ohya secretary juga ngga cuma di kantor aja loh, walopun tadi dibilang harus kemana-mana ikutin boss buat translate, tapi boss juga suka minta update kalau ada training di luaran buat staff juga secretary nya diminta ikut. Jadi emang pengennya bisa punya berbagai keahlian. Foto di atas misalnya, waktu lagi ada First Aid Training kerja sama dengan pihak Palang Merah Indonesia (PMI). 

Beberapa insight nih tentang apa aja yang harus dikuasain secretary to an expat boss.

CONFIDENTIALITY

Pertama, jadi secretary harus ngerti confidentiality, bukan hal yang dibilang secret aja tapi tau mana yang harus di keep sendiri dan tau mana yang harus dishare sama orang lain, buat kebaikan yaa. Misalnya boss nggasuka ada yang telat, yauda gimana caranya kita jadi secretary kasih tau dengan cara yang baikbaik biar ngga ada yang telat. Poin pertama ini harus bener bener jaga kepercayaan, karena secretary yang paling deket sama boss dan jadi orang kepercayaan nya pasti segala hal dikasih tau, sampe email pribadinya juga password PC misalnya. Tapi ngga semua boss kaya gitu ya, balik lagi ke karakter masing-masing. 

REPORTING LINE 

Kedua, secretary itu boss' eyes and boss' ears, jadi semua yang kita lihat dan kita denger boss harus tau. Jangan sampai boss taunya dari orang lain, soalnya secretary itu represents boss. Jadi harus banget serba tau apa yang lagi terjadi. Update nya ngga seputar kerjaan doang nih hal lain misalnya berita, atau update lingkungan sekitar juga. 

UNBREAKABLE

Ketiga, masih nyambung sama poin kedua tadi, secretary yang jadi boss' eyes and boss' ears harus juga orang yang kuat, terutama mentally. Sebenernya ini nih aga dilemma, soalnya kalau ada yang kita tau tapi ngga kita report ke boss, dan boss taunya dari orang lain, secretary bakal kena omelan. Tapi kalau ada sesuatu yang kita report trus boss ngomelin orang lain pasti secretary juga yang bakal "kena" dari staff. "Awas ada secretary nya boss, tar diaduin" Kata" kaya gitu sebenernya kan ngga enak dong. tapi gimana lagi soalnya garis report nya secretary pasti langsung ke atasannya. Jadi sesuai kapasitasnya aja untuk selalu direct report nya ke boss. 

Hal lain disikapin dengan bijak aja, toh boss nya secretary juga boss semua staff kan. Seandainya mereka yang jadi secretary, belum tentu bisa juga hadapin hal-hal kaya gini. Tapi emang kenapa si ko harus banget report ke boss segala ? Karena boss jadi penanggungjawab untuk semua hal yg terjadi, terutama hal yg bakal jadi pertanyaan corporate. Kalau baik alhamdulilah kalau jelek udah resiko. Nah makanya secretary juga harus tau hal apa yg penting untuk jadi report dan apa aja yang ngga perlu tanpa ada tendensi pribadi. 

GREAT COMMUNICATION

Keempat, secretary itu harus reachable, komunikasi harus banget jadi hal utama. Ngga boleh banget ngga bisa di contact, bahkan 24 jam harus stand by sama alat komunikasi. Apalagi boss yang expat, kaya seneng banget kerja mulu. Trus kalau ada hal yang urgent jadinya bisa cepet cepet ambil tindakan yang tepat. Komunikasi ini juga ngga cuma ke boss aja si tapi, ke semua staff juga guest atau owner kita harus ngerti gimana ngejalin komunikasi yang baik. Secretary juga soalnya jadi representasi dari boss dan perusahaan. 

MULTITASKING

Kelima, adalah multitasking. Kalau yang ini emang harus banget latihan terus biar kebiasa, coba aja bayangin waktu meeting dadakan nih, harus prepare ruang meeting dll nya sambil nelponin atau nge handy talkie para director juga staff yang harus ada di meeting tapi belom dateng. Udah gitu translate si boss, sambil juga nulis meeting minutes. Ahahaha, ribet banget kayanya mah. Tapi kalau udah biasa ngga bakal ada masalah ko. Asal apapun yg dilakuin ngga dibawa ngeluh yaa..

LANGUAGE SKILL 

Keenam, kalau udah jadi secretary to an expat pasti bahasanya harus makin jago buat bisa translate. Apalagi nulis meeting minutes juga report, kan pake bahasanya bilingual nah jangan sampai salah nulis. Kalau international chain semua dokumen atau reportnya pakai bahasa Inggris, biasanya juga bilingual. Karena kan ada report buat ke corporate office. 

ATTITUDE

Lastly, tapi ini juga yang paling penting loh. Adalah attitude, kenapa ? Karena kalau skill can be trained, tapi kalau attitude nggabisa. Ini sih kata kata boss yang paling sering diucapin. 

Selain poin tadi kalau jadi executive secretary juga harus bisa jadi leader, karena aku perannya juga jadi head of departmental secretaries, semua secretary di setiap departemen selain report ke director masing" juga ada garis komunikasinya ke executive secretary. Balik lagi ke komunikasi, harus bener nih komunikasi sama semua secretary. Misal kalau ada komunikasi yang sedikit miss di departemen, executive secretary harus siap juga bakalan kena dampaknya. Selain itu time management untuk kerja, diri sendiri juga keluarga penting untuk diperhatiin. Plus, karena kesibukan yang kaya ngga bakal ada habisnya jangan sampai ngga jaga kesehatan juga ya. Healthy lifestyle kudu banget dilakuin. 

Ini salah satu foto waktu lagi dampingin boss aka translate untuk mass interview. Well, pengalaman served  as a secretary to an expat boss udah pasti bakalan beda sama yang lain. Karena karakter boss juga pasti beda-beda, nah jadi secretary juga harus bisa menyesuaikan sama gaya kepemimpinan boss nya. Sikapnya, leadershipnya, kebiasaannya, kita harus ngerti untuk bisa bekerja dengan baik. 

Prakteknya semua tadi emang ngga bakal bisa sesempurna itu, tapi namanya kerja pasti harus bisa ngemanage diri sendiri juga kerja sama tim buat lakuin yang terbaik, terlepas apapun perannya. Kalau emang passion nya dilakuin aja sepenuh hati, yang ini sih kata bunda aku.

Thank you for reading, see you!

xo 

Rifka